Membangun sistem administrasi perkantoran dan menemukan solusinya

Membangun sistem administrasi perkantoran  dan menemukan solusinya

A.  Pengawasan

1.    Proses Pengawasan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengawasan administrsi perkantoan sangatlah penting, beberapa tujuan administrasi perkantoran menurut Odgers adalah sebagai berikut :[2]

a.       Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinue, karena kondisi persaingan semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

b.      Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalagunaan alat atau bahan.

c.       Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

d.      Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau progam yang dijalankan.

e.       Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai..

Selain itu pengawasan dan pelaporan administrsi kantor memiliki beberapa manfaat antara lain :

a.       Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.

b.      Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan.

c.       Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.

d.      Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi permodifikasiannya.

e.       Membantu mencapai kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

Adapun unsur-unsur yang harus dipenuhi dalam proses pengawasan agar dapat berjalan secara optimal adalah sebagai berikut :

a.       Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya  stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang akan diawasi. Tentu saja, pengawasan terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga terbuang secara sia-sia. Misalnya, pada departemen administrasi penjualan, penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting yang diawasi guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.

b.      Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak (termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak diperluakan, bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan.

c.       Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas. Dalam organisasi yang menerapkan konsep TQM, pengukuran lebih ditekankan pada seberapa baik pelangan dilayani oleh organisasi, selain itu, hasil dari aktivitas yang akan dilakukan dikuantifikasikan, misalnya pendistribusian surat edaran dari pihak manajemen terlaksana maksimal 1 hari setelah ditandatangani, atau order pembelian akan dipenuhi dengan time limit 3 hari setelah order dilakukan.

d.      Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari hasil yang diterapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang dianggap perlu. Misalnya, dalm pemenuhan order pembelian yang akan terealisasi maksimal 3 hari setelah order dilakukan tetapi ketika sudah waktunya belum tercapai, ternyata fasilitas komunikasi antara divisi administrasi penjualan dengan gudang tidak difasilitasi dengan alat komunikasi yang memadai, sehingga perlu ditunjang dengan alat komunikasi yang representatif.

Terdapat tiga proses yang harus dilakukan dalan mengontrol pekerjan administrasi kantor :

1.    Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu  pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut :

a)      Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapt meningkatkan kinerja pegawai. Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderung memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara detail, seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15% dalam setahun.

b)      Standar ukuran. Merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objeektif dapat dilakukan. Misalnya, tujuan organisasi “menjadikan organisasi lebih baik” sangat sulit untuk diukur.dalam hal ini terdapat dua standart ukur yang dapat digunakan oleh organisasi :

1)   Standart terukur, merupakan standart kerja yang dapat diidentifikasikan dan diukur dengan mudah. Misalnya, teller di sebuah bank ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun pembayaran), sehingga rata-rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit.

2)   Standart tak terukur, merupakan standart kerja yang sulit untuk dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.

c)      Pengukuran, merupakan inti dari pengkontrolan administrasi kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa per kuartal maupun semester, untuk menjamin tercapainya tujuan secara konsisten. Apabila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namun proses pengukuran kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengkontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.

2.    Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, Manajer administrasi hendaknya memberikan feedbackkepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :[3]

a.       Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang ada sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 486 MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor di atas 2  GHz ); kurang efesiennya desain tempat kerja, atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah, hendaknya manajer administrasi senantiasa mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai tujuan.

b.      Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan, maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi oleh manajer administrasi, namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya 5 orang, namun hanya tersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.

c.       Memberikan  perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang direkrut untuk bagian duplikasi (foto kopi) adalah seorang sarjana informatika atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang baru lulus dari sekolah kejuruan. Hendaknya perekrutan juga tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun faktor lain juga perlu dipertimbangkan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimiliki, dan seterusnya.

3.    Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah :[4]

a.       Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain. Hasil survey ini akan dijadikan penentuan sistem imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut dapat menyerap keinginan para pegawai.

b.      Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang dituangkan dalam peraturan hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisasi di mata pegawai dan memberikan  motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai target yang telah ditetapkan.

c.       Memberikan imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak. Apabila pencapaian kerja dilakukan secara berkelompok, hendaknya manajer administrasi juga mendapatkan input dari masing-masing anggota kelompok mengenai kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setiap kelompok kerja yang dimaksud.

Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga dapat memengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen yang lain.

Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Berikut adalah beberapa orang yang dapat dijadikan pengawas atau penilai :

1.      Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal ini yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi.

2.      Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman kerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain. Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai unutk memberikan umpan balik yang bersifat positif dan negatif, mengumpulkan pendapat anggota yang lain, dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan, sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat.

3.      Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan memengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.

4.      Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap desensif mereka  dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya.

5.      Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai administrasi yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan. Pengawasan yang dilakukan dengan pelanggan akan menunjukkan seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut.

6.      Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Kebanyakan dari perusahaan di A.S memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan. Hal ini didasari adanya kenyataan bahwa penggunaan internet untuk keperluan pribadi lebih kurang 6 jam dalam seminggu. Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi yang membuat manajer administrasi bisa menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat dilakukan.

7.      Umpan balik 360 derajat, semakin populer di Amerika dimana sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya. Ada beberapa alasan bagi popularitas penggunaan pengawas dari seluruh sisi ini, yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang, dan sebagainya.

2.    Pengawasan Kualitas

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas  sebuah aktivitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada  data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas adalah sebagai berikut :

a.       Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya. Misalnya, dengan melakukan pengecekan ulang terhadap hasil pengetikan suatu proposal, apakah sesuai dengan kaidah EYD atau penghitungan ulang terhadap tagihan yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat kerja tidak kondusif.

b.      Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau devisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistik akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.

c.       Pengontrolan Kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlukan dan pengecekan pada devisi tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan tehnik ini dengan memakai data yang berbasis sampel yang dipilih untuk menjamin validitas dan reliabilitas hasil pengukuran.

d.      Kesalahan nihil, merupakan tehnik preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika tehnik ini diterapkan mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

Total Quality Management adalah program yang diimplementasikan untuk menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi. TQM sangat perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran yang   berpijak pada :

a.    Kepuasan pelanggan. Hal ini dianggap penting karena pelanggan yang puas akan menjadi pelanggan yang loyal dan meningkatkan pendapat bagi perusahaan. Sebagian besar penelitian menemukan bahwa pelanggan yang loyal kepada sebuah organisasi biasanya hanya kurang lebih 20% dari populasi pelanggan, namun mereka menyumbangkan laba terhadap perusahaan atau organisasi sebesar kurang lebih 60% hingga 80%. Untuk itulah, hendaknya kepuasan pelanggan menjadi orientasi utama bagi sebuah organisasi.

b.    Pengukuran statistik yang akurat. Setelah standar ditetapkan oleh organisasi dan disosialisasikan ke seluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil kerja mutlak diperlukan  guna menghasilkan keputusan yang tepat berdasarkan data statistik kinerja yang dilakukan pegawai. Kesalahan pengukuran akan mengakibatkan pengambilan keputusan yang salah dan akan merugikan organisasi.

c.    Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan. Hal ini perlu diperhatikan karena perbaikan terhadap produk atau jasa yang dianggap kurang baik dilakukan secara kontinue lambat laun akan meningkatkan kualitas menajemen dan membuat puas seluruhstakeholders.

d.   Bentuk hubungan baru dengan pegawai. Meningkatnya kebutuhan akan tim kerja dan pemberdayaan pegawai merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan dari diimplementasikannya program TQM.

3.    Pengawasan Kuantitas

Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data aktivitas administrasi di kantor dan dijadikan dsar untuk penetapan standart kuantitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi. Seperti biasanya, kudari waktu ke waktu volume pekerjaan berfluktuasi. Ketersediaan dat yang terukur akan menjadi informasi yang berguna bagi pengelolaan kerja administrasi, terutama bagi pekerjaan yang berfluktuasi.

Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor terdapat beberapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain :

a.       Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan yang menumpuk. Misalnya, banyak pekerjaan di organisasi atau bank akan meningkat volumenya menjelang akhir tahun (tutup buku), karena adanya keharsan untuk mempertanggung jawabkan kinerjanya kepada stakeholders. Walaupun hal ini dapat diantisipasi dengan menyusun laporan secara periodik, namun fenomena ini tidak bisa dihindari. Untuk itu, manajer administrasi harus menyadari adanya potesi penurunan produktivitas jika terdapat penembahan jam kerja bagi pegawai karena rasa lelah yang menyertainya.

b.      Temporary help. Jika penambahan jam kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan. Dapat dibayangkan jika Matahari Departement Store menghadapi musim lebaran atau liburan akan dibanjiri konsumen yang berbelanja. Solusi yang paling tepat adalah dengan mengangkat tenaga temporer dengan durasi kerja sepanjang peak season yang diperkirakan akan terjadi.

c.       Part-time help. Jika fluktuasi terjadi secara reguler, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan. Misalnya, pada Ruang Baca FE UNAIR yang mempunyai jam kerja panjang (07.00-19.00) akan membutuhkan tenaga paruh waktu yang membantu melayani mahasiswa antara pukul 16.00-19.00.

d.      Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.

e.       Cycle billing. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan tehnikini untuk mengurangi antriyan layanan yang akan dilakukan. Misalnya, pada bank BNI di loket pembayaran listrik akan dibagi perkelurahan dengan waktu layan yang berbeda. kelurahanAirlangga dan Gubeng di Surabaya akan dilayani tanggal 1-10 stiap bulannya, dan kelurahan-kelurahan  lainnya pada tanggal yang lain untuk mengurangi antrian layanan, mengingat kecenderungan sebagian besar pelanggan PLN akan membayar mendekati deadline pembayaran yang ditentukan.

4.    Metode Pengawasan Alternatif

Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan kontrol, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan. Selain dua jenis pengawasan yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat jenis pengawasan alternatif, yaitu :

a.       Behavior-oriental rating methods, yang merupakan metode penilaian kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 tehnik yang dapat digunakan :

1)      Tehnik deskripsi, penilai memberikan deskripsi kepada bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai. Namun sistem ini reliabilitasnya kurang, mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan subjektivitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.

2)   Tehnik ranking, dengan menyebutkan pegawai mana yan bekinerja paling bagus, dan seterusnya. Pemberian ranking ini bisa melibatkan tim penilai atau masing-masing supervisor.

3)   Behavior cheklist, yaitu tehnik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kerja pegawai. Biasanya teknik ini menggunakan skala Likert untuk mendeskripsikan kinerja seorang pegawai.

4)   Teknik skala penilaian secara grafis, yang relatif banyak digunakan pada organisasi atau perusahaan. Walaupun tehnik ini kurang detail, namun mudah digunakan dalam waktu yang singkat. Tehnik ini juga mudah untuk dianalisis secara kuantitatif, dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karena reliabilitas dan validitasnya relatif teruji.

5)   Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelumnya. Keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yng dapat sikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja, dan kurang memuaskan. Namun teknik ini membutuhkan usahan yang lebih banyak untuk mengembangkan skala yang dapat diterima oleh semua pihak.

b.      Result-oriented rating methods, merupakan metode yang menitik beratkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai. Ada 2 tehnik yang dapat digunakan, yaitu:

1)      Management by objectives, yang didasarkan pada penetapan tujuan bagi organisai secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau devisi, maupun masing-masing pegawai. Tehnik ini tidak mengukur perilaku pegawai, namun kontribusi mereka terhadap organisasi. Sebelum menentukan tujuan, manajer administrasi harus mendiskusikan tujuan umum apa yang akan dicapai untuk periode waktu tertentu (tiap kwartal, semester, atau tahunan). Selanjutnya pembuatan rencana mengenai bagaimana dan kapan tujuan tersebut akan tercapai, dan terakhir persetujuan mengenai kapan akan dimulai upaya tersebut.

2)   Work lanning and review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengidentifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan training yang diperlukan.

5.    Pengawasan dan Anggaran Biaya

Anggaran menurut Garisson , Noreen, dan Brewer (2005) adalah rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada periode yang telah ditentukan. Beberapa manfaat yang dapat dipetik oleh organisasi yang melakukan penganggaran, antara lain:

a.    Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian di dalam organisasi.

b.    Anggaran ajan memaksa manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan merencanakan bagaimana cara mencapainya. Jika anggaran tidak dipersiapakan, manajer akan lebih banyak berurusan dengan aktivitas harian yang akan mengaburkan pencapaian tujuan perusahaan.

c.    Proses penganggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke seluruh bagian organisasi secara efektif dan efesien.

d.   Proses penganggaran akan meminimalisir terjadinya bottlenecks activity (aktivitas yang kurang optimal)

e.    Anggaran akan mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi dengan mengintegrasikan rencana di masing-masing bagian.

f.     Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmarks dalam mengevaluasi kinerja perusahaan

6.    Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain

Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga kelompok: biaya tetap, biaya variable, dan biaya semivariabel.

a.    Biaya tetap adalah biaya yang secara rutin dikeluarkan dan tidak terpengaruh oleh hasil produksi yang dihasilkan.Contohnya biaya sewa, asuransi, dan pajak (karena biaya-biaya ini tidak terpengaruh oleh fluktuasi yang berhubungan dengan output yang dihasilkan).

b.    Biaya variable memiliki hubungan yang erat dengan hasil yang dikeluarkan, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak tetap. Contoh biaya variable adalah bahan baku dan persediaan.

c.    Biaya variable akan meningkat apabila produksi meningkat, tetapi tidak secara langsung meningkat hasil produksi. Contohnya biaya sewa mesin foto kopi. Jika lamanya pemakaian maupun volume pemakaian kertas ditingkatkan, maka biaya perunit yang dikeluarkan akan menurun. Misalnya, apabila mesin foto copy mengopi 500 kertas dalam jangka waktu tertentu, biaya yang dikeluarkan perunit adlah Rp 48. Namun jika dalam jangka waktu yang sama mesin foto kopi mengopi 750 kertas, maka biaya perunit dapat menurun menjadi Rp 42.

7.    Prinsip Pembuatan Anggaran

Untuk memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor administrasi, terdapat 4 hal yang patut diperhatikan:

a.  Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor administrasi. Jika karyawan yang dilibatkan mereka memiliki kesempatan untuk secara langsung terlibat dalam departemen tempat mereka bekerja. Hal ini akan meningkatkan komitmen mereka untuk ikut serta mengembangkan perusahaan, terutama semakin besarnya perhatian mereka terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran biaya di departemen mereka.

b.  Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya operasional. Sebagian besar orang percaya bahwa manajer yang baik adalah manajer yang mampu menekan biaya operasional serendah mungkin. Bahkan beberapa organisasi menjadikannya sebagai tolak ukur pemberian bonus. Misalnya, apabila manajer dapat menekan biaya administrasi pada tingkat 80% dari anggaran yang telah ditetapkan, maka manajer yang bersangkutan akan mendapat bonus 20% dari gaji tetap mereka.

c.  Anggaran harus dipersiapkan untuk keadaan diluar perkiraan. Anggaran dibuat untuk periode satu tahun, sehingga perlu memperkiraan keadaan yang tidak diduga yang mungkin akan terjadi dalam periode tersebut. Misalnya, biaya administrasi perpelanggan pada tahun ini adalah Rp20 juta untuk 2.000 pelanggan, sedangkan pelanggan yang dapat ditarik oleh perusahaan pada periode yang sama mencapai 2.300 pelanggan, sehingga anggaran harus disesuaikan menjadi Rp23 juta (apabila menggunakan jumlah pelanggan sebagai basis penetapan anggaran biaya administrasi)

d.  Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran. Tanpa adanya kesatuan antara pegawai dengan anggaran yang telah dibuat, maka pengimplementasian dari anggaran yang telah dibuat itu tidak mungkin akan berhasil.

8.    Pengendalian Anggaran

Sebagian besar organisasi akan meraih keuntungan yang meningkat apabila penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya actual dengan anggaran adalah minimal. Untuk itulah beberapa jenis laporan yang dapat memperbandingkan kedua hal tersebut harus disiapkan oleh Manajer Administrasi sebagai dasar pengendalian anggaran, misalnya biaya administrasi actual per pelanggan dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan. Sementara jumlah biaya adminisrasi actual setiap departemen maupun devisi dibandingkan dengan anggaran dan laporan harian atau mingguan karyawan yang membandingkan jam kerja actual dan Standar yang telah ditetapkan.

            Standar biaya administrasi dapat menggunakan benchmark atau tolak ukur dalam mengukur kinerja pegawai admnistrasi berkaitan dengan biaya yang timbul.

9.    Penyiapan Laporan Anggaran

Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajer adalah:

a.       Situasi tertentu. Manajer dan eksekutif mempunyai tanggung jawab yang cukup luas dan cenderung meningkat dari waktu ke waku, mereka mempunyai sedikit waktu untuk memperhatikan seluruh kegiatan administrasi yang berjalanlancar dan sesuai rencana. Manajer diharapkan hanya memperhatikan situasi tertentu yang menunjukkan aktivitas administrasi yang tidak sesuai dengan perencanaan dan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

b.      Ketika menampilkan angka dalam laporan, perbandingan dasar harus disajikan. Menampilkan angka tanpa menyajikan dasar perbandingan yang menjelaskan angka tersebut akan menjadi perbandingan yang dilakukan sia-sia. Contohnya, jika hanya menuliskan biaya telpon bulan ini adalah Rp8.567.000, atau setidaknya menuliskan bahwa biaya bulan lalu adalah Rp6.789.000 akan memberikan dasar bagi suatu perbandingann.

c.       Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin.Penulisan laporan anggaran akan membantu manajer atau eksekutif yang sibuk dengan meringkaskan informasi yang ditampilkan pada laporan tersebut. Pada umumnya, karena laporan ditampilkan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, maka hanya ringkasan yang dibutuhkan.

d.      Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan penjelasan. Untuk membantu pembaca, penjelasan tentang laporan yang telah disusun akan sangat berguna. Mungkin penulis mengetahui alas an mengapa pengeluaran tertentu melebihi anggaran yang telah disetujui. Penjelasan seperti ini sebaiknya dapat dipahami oleh setiap pihak yang membaca laporan tersebut.

e.       Laporan harus standar. Membuat laporan yang berformat sama dari waktu ke waktu akan membantu pembaca. Ketika membaca format yang standar, pembaca dapat memahami dengan cepat informasi penting yang mirip dengan laporan sebelumnya. Dengan menstandarkan format laporan akan memudahkan pembaca membandingkan informasi yang terkandung dalam satu laporan dengan laporan lain.

10.    Kontrol Biaya

            Daftar berikut menjelaskan beberapa hal penting dlam pengontrolan biaya:

a.       Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran

b.      Mengembangkan kesadaranakan biaya yang ditimbulkan pada karyawan.

c.       Membantu pengembangan prosedur operasi yang efesien.

d.      Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukann

e.       Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efesien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.

            Namun tidak semua administrasi perkantoran perlu dikontrol biayanya. Misalnya, penerapan system pengarsipan  elektronis yang tentunya membutuhkan training dan melibatkan semua tenaga administrasi perlu dilakukan tanpa melakukan control biaya yang harus dikeluarkan, karena tanpa training yang layak, pegawai akan kurang mengetahui bagaimana system tersebut akan berjalan.

11.    Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran

Untuk mengontrol biaya administrasi perkantoran, biaya kegiatan administrasi perkantoran aktual dibandingkan dengan standar biaya yang telah ditetapkan. Jika biaya aktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan dari kondisi tersbut. Selanjutnya, manajer administrasi dapat membuat rencana perbaikan dengan mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan administrasi perkantoran hingga mencapai tingkat kinerja yang dibutuhkan. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran, yaitu :

a.    Standar Biaya. Dengan meneapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah dilakukan oleh manajer. Contoh berikut mengilustrasikan penggunan teknik biaya standar. Anggaplah bahwa standar biaya yang digunakan PT. Asuransi “ABC” untuk memproses klaimasuransi kesehatan adalah Rp25.000 per klaim. Namun pada beberapa perusahaan asuransi terlihat bahwa pemrosesan seratus klaim hanya memakai biaya sebesar Rp225.000. Ini berarti bahwa unit biaya yang dikeluarkan perusahaan seharusnya Rp22.500 per klaim atau lebih besar Rp2.500 dari standar biaya yang ditetapkan oleh industri. Untuk itu, diperlukan penyelidikan untuk mengetahui mengapa biaya perusahaan melebihi standar tersebut dan bagaimana mencapai standar biaya sebagaimana yang dicapai oleh industri.

b.   Studi Analisis Biaya. Cara ini digunakan untuk memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya. Contohnya, gaji bulan ini dibandingkan dengan gaji pada bulan yang sama tahun lalu. Jika angka ssat ini lebih besar dari pada angka tahun lalu,  maka alasan kanaikan harus diteliti. Karena teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi dan kenaikan biaya kegiatan administrasi perkantoran, maka diperlukan untuk mengetahui bahwa kenaikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh pengaruh inflasi atau karena fungsi administrasi yang tidak efisien.

c.    Mengambil Tindakan Koreksi. Apila biaya aktual melebihi biaya yang telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk mengoreksi hal tersebut hingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran. Manajer administrasi perkantoran atau supervisor bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Karena banyak karyawan beranggapan bahwa kontrol sebagai hukuman,  orang yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi harus menjaga keadilan dan kebebasan, karena tidak semua orang bereaksisama atas tindakan koreksi. Berikut adalah beberapa alasan biaya aktual melebihi biaya yang diperkirakan :

1)   Prosedur kerja tidak efektif;

2)   Karyawan tidak dilatih secara baik untuk mengerjakan tugas yang diberikan;

3)   Peralatan yang berfungsi kurang baik;

4)   Perlengkapan tidak memiliki kualitas dengan situasi;

5)   Karyawan tidak mempunyai kesadaran akan biaya yang ditimbulkan

12.    Mengontrol Biaya Perkantoran

Unsur terpenting dari perkantoran adalah biaya penentuan apakah biaya aktual melebihi biaya yang sudah dianggarkan. Jika biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan, tindakan koreksi akan diperlukan. Salah satu tindakan untuk mengontrol biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya. Berikut adalah saran yang dapat diberikan :

a.    Biaya Perorangan. Karena memiliki porsi yang paling besar dalam biaya perkantoran, mengontrol gaji perorangan akan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dibandingkan dengan mengontrol biaya di area lain. Gaji perorangan dapat dikontrol dengan beberapa cara. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa jumlah pegawai pada tiap unit pekerjaan sesuai dengan jumlah pekerjaan yang perlu dilakukan.

b.    Biaya Perlengkapan dan Material. Karena sebagian besar pekerjaan perkantoran menyangkut penggunaan perlengkapan, forms, dan material, biaya penggunaannya harus diperhatikan oleh Manajer Administrasi. Salah satu cara yang signifikan  untuk mengontrol biaya ini adalah dengan meminimalkan penggunaan perlengkapan kantor yang kurang relevan dengan pekerjaan administrasi yang dilakukan. Pada sebagian besar instansi, cara yang diambil untuk mengontrol hal ini adalah dengan menggaji karyawan yang telah terlatih atau dengan melatih karyawan yang telah ada. Biaya perkantoran juga dapat diatur dengan menggunakan alat yang dapat diganti dengan perlengkapan lain. Biaya perlengkapan juga dapat dokontrol dengan menggunakan sistem persediaan (inventory) yang efisien. Sistem pesediaan yang kurang efektif akan mengakibatkan kelebihan persediaan pada perlengkapan yang satu dan kekurangan pada yang lain. Dengan menyusun kebutuhan perlengkapan berdasarkan prediksi tingkat kegiatan yang akan dilakukan, penggunaan biaa akan dapat diminimumkan.

c.    Biaya Peralatan. Karena beberapa peralatan kantor yang telah dibeli oleh organisasi kurang dapat diandalkan, maka biaya perawatan menjadi tinggi. Untuk itu, sebelum membeli peralatan kantor yang mahal, manajer administrasi harus menyelidiki apakah peralatan tersebut dapat diandalkan dalam melakukan kegiatan administrasi perkantoran. Setelah peralatan dibeli, catatan perawatan harus dijaga. Namun, jika biaya perawatan terlau tinggi dibandingkan dengan peralatan lain, maka peralatan itu sebaiknya dijual meskipun sudah tidak dipakai beberapa tahun. Biaya peralatan juga dapat dikontrol dengan mencari peralatan yang cocok dengan kegunaannya. Beberapa peralatan mungkin teralucanggih dan jika fiturnya tidak terlalu berguna untuk proses kerja saat ini, maka pembeliannya haris ditunda. Namun, jika peralatan canggih tersebut akan semakin dibutuhkan pada masa yang akan datang, pembeliannya perlu diperhitungkan dengan terlebih dahulu melakukan analisis ROI (return on investment), NVP (net present value), dan analisis yang lain.

d.   Biaya Proses Kerja. Proses kerja administrasi kantor yang dilakukan oleh organisasi tidak selalu memiliki tingkat efisiensi yang sama. Karena proses yang tidak efisien, modifikasi harus dipertimbangkan. Beberapa efisiensi pada proses kerja dapat dijelaskan dengan pengukuran kerja, penyederhanaan kerja, dan analisis terhadap sistem dan prosedur. Dari pada mengontrol biaya proses kerja yang tidak efisien, hasil yang lebih baik akan diperoleh jika dilakuakn perbaikan teerhadap sistem dan prosedur yang mendasari peaksanaan kegiatan administrasi perkantoran.Dalam mengembangkan proses kerja yang didesain untuk meminimalkan biaya, harus dipertimbangkan hal-hal berikut :

1)   Biaya kegiatan administrasi dengan porses kerja yang lancar dapat diperkirakan lebih hemat dibandingkan dengan biayakegiatan administrasi yang kurang teratur.

2)   Pengontrolan biaya proses kerja harus difokuskan pada pekerjaan yang melibatkan pegawai terbayak dan diikuti dengan  proses kerja yang melibatkan sedikit pegawai.

3)   Proses kerja yang melibatkan backtraking dan criss-crossing akan memerlukan lebih banyak biaya dibandingkan proses kerja yang berupa garis lurus.

e.    Biaya Overhead. Karena beberapa overhead beragam - Misalnya penerangan, AC, dan listrik. Hal tersebut hendaknya dapat dikontrol dengan membuat karyawan sadar akan penggunaan peralatan yang optimal. Sebagai akibat dari peningkatan kesadarn akan energi pada karyawan, beberapa program yang didesain untuk konservas energi harus dikembangkan. Dalam banyak instansi, yang dibutuhkan hanyalah kesadar akn biaya energi pada karyawan. Beberapa organisasi telah memasyarakatkan kesadaran akan energi dengan mengadakan kontes pada tiap departemen. Departemen yang menggunakan energi listrik terendah akan mendapatkan penghargaan yang pada gilirannya akan memotivasi pegawai untuk menghemat energi.

B.  Pelaporan

1.    Pengertian Pelaporan

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.

   

Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

2.    Prinsip-Prinsip Penulisan Laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

a. Lengkap

Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

b. Jelas

Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

c. Benar / akurat

Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

d. Sistematis

Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

e. Objektif

Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

f. Tepat waktu

Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

3.    Jenis Laporan

Laporan dapat digolongkan menurut :

a. Maksud pelaporan

1) Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

2) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

3)  Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

4)  Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).

5)  Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

b. Bentuk Laporan

1)  Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

2)  Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

3)  Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

4)  Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

5)  Laporan berbentuk formulir.

6)  Laporan berbentuk buku.

c. Waktu Penyampaian

1)  Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

2)  Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.       

Kesimpulan

Pelaporan administrasi perkantoran sangan penting karena bertujuan untuk pertanggung jawaban atas administrasi sebuah organisasi atau perkantoran. Tujuan utama dari pengawasan adalah mengusahakan apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Oleh karena itu, agar system pengawasan itu bener-bener evektif artinya dapat merealisasi tujuan-tujuannya, maka suatu system setidak-tidaknya harus dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

[1] Badri Sukoco,S.E., Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Penerbit Erlangga : Jakarta, 2006) Halaman 129.

[2]  P. Odgers. Administratif Office Management.( Thomson : South-West, 2005)

[3] Opcit.  Halaman 131

[4] Ibid.  Halaman- 132.